Como usar o cartão corporativo de forma adequada

O mau uso do cartão corporativo

O mercado corporativo ficou abalado com a demissão de um executivo de alto escalão do Itaú Unibanco, em dezembro, por uso inapropriado do cartão corporativo. O banco informou que não vai tolerar este tipo de conduta, nem mesmo de um executivo que estava há 27 anos na empresa.

O InfoMoney ouviu especialistas sobre o assunto para saber as formas mais corretas de utilização dessa ferramenta. A opinião foi unânime de que o cartão corporativo é uma grande ferramenta para organizar melhor a forma de pagamento por produtos e serviços pertinentes ao trabalho, evitando que o funcionário tenha de colocar do seu próprio bolso o dinheiro para fazer pagamentos e depois ter de ficar pedindo reembolso.

Consequências do mau uso

A política de governança da empresa deve ser muito clara sobre a utilização do cartão corporativo e sobre as possíveis consequências do mau uso. O uso inadequado e fora das regras poderá resultar em advertências, suspensões e, até mesmo, na dispensa por justa causa, caso o empregado seja reincidente na conduta. Questões fiscais ligadas ao cartão corporativo também devem ser observadas.

Despesas dedutíveis

Para empresas optantes pelo lucro real, as despesas que podem ser consideradas dedutíveis para o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) precisam ser úteis, necessárias e normais. Os gastos do cartão corporativo devem ser contabilizados como aquisições relacionadas às atividades empresariais. Os dispêndios que não estão alinhados com essa orientação serão indedutíveis. O efeito é considerar que essas despesas são adicionadas ao lucro líquido e se pagaria o IRPJ e CSLL sobre esses dispêndios.

Despesas não autorizadas

Superiores que autorizam gastos fora dos padrões também podem ser envolvidos nos processos. Em caso de comprovação do uso inadequado, o colaborador pode ser obrigado a restituir o valor à empresa, com base no artigo 884 do Código Civil, que trata da proibição do enriquecimento sem causa. O assunto é tão importante que está descrito no artigo nº 482 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e seu uso indevido pode configurar justa causa para demissão, ou, em casos do setor público, como improbidade administrativa.

Sistema de gestão de gastos corporativos

A fintech ACG criou um sistema de gestão de gastos corporativos para maior controle de todas as variáveis envolvidas com o uso do cartão. O PagCorp, que já está disponível no mercado há 10 anos, atende empresas de todos os tamanhos. A ferramenta inclui um aplicativo que administra todo o gasto dos funcionários, que podem inserir as notas de tudo que foi adquirido para serem conferidas junto com a fatura do cartão. Os gestores avaliam as contas e aprovam ou não. Além disso, já incluímos também o uso de inteligência artificial que acrescenta mais uma camada de controle entre as despesas e checagem da veracidade das notas.

O que pode e o que não pode ser pago

Para entender melhor o que pode e o que não pode ser pago com cartão corporativo, Gustavo Didier elaborou uma lista:

PODE

• Passagens aéreas ou rodoviárias para viagens a trabalho.
• Diárias em hotéis previamente aprovados pela empresa.
• Alimentação durante deslocamentos profissionais.
• Compra de materiais de escritório.
• Equipamentos eletrônicos (notebooks, tablets), quando previamente autorizados.
• Licenças ou softwares específicos.
• Pagamento de refeições em encontros com clientes ou parceiros.
• Aluguel de salas de reunião ou eventos corporativos.
• Quando o colaborador utiliza carro da empresa ou recebe autorização para usar seu veículo pessoal para atividades profissionais.
• Participação em congressos, workshops ou treinamentos relacionados ao trabalho.

NÃO PODE

• Compras de itens de uso particular, como roupas, eletrônicos ou acessórios.
• Alimentação não relacionada a deslocamentos profissionais.
• Pagamentos de contas pessoais ou boletos.
• Ingressos para shows, cinemas ou eventos não vinculados ao trabalho.
• Assinaturas de plataformas de streaming para uso pessoal.
• Presentes pessoais para amigos ou familiares.
• Compras de alto valor sem prévia autorização.
• Contas de restaurante, hotel ou transporte que incluam pessoas não ligadas à empresa ou ao objetivo da viagem.
• Pagamento de multas de trânsito ou outras penalidades ocasionadas por uso impróprio.